Pourquoi Plannit

Découvrez comment Plannit peut vous aider à gérer votre entreprise

En savoir plus

    Nos Clients

    Plannit a été conçu pour les petites entreprises de services résidentiels

    Découvrez les secteurs d’activités que nous servons et ce que nos clients ont à dire.

        Ressources
          À Propos

          Découvrez tout sur notre compagnie: la mission de Plannit, notre équipe, nos valeurs et consultez les postes à combler.

            7 minutes de lecture

            Le temps, c'est de l'argent : Résoudre les problèmes d'inefficacité

            Featured Image

            Qu'il s'agisse d'installer, de remplacer ou simplement d'effectuer la maintenance d'un équipement, le personnel de service sur le terrain s'appuie largement sur une gamme d'outils pour mener à bien chaque tâche. Mais avec 45% des techniciens qui déclarent que les outils actuels ne sont pas assez rapides, et 38% qui disent ne pas pouvoir accéder à toutes les informations dont ils ont besoin, cela indique clairement que les techniciens sont quelque peu entravés dans l'exécution de leurs tâches sur le terrain.

            Le marché mondial de la gestion des services à domicile devrait atteindre 5,9 milliards de dollars d'ici à 2024 et, les études montrant que les inefficacités peuvent coûter entre 20 % et 30 % du chiffre d'affaires d'une entreprise chaque année, les entreprises qui souhaitent obtenir une part du gâteau doivent prendre des mesures efficaces pour rendre leurs opérations plus performantes.

            Il y a une dizaine d'années, il était pratiquement impossible de gérer une entreprise de services à distance. Mais à l'ère des téléphones intelligents et des tablettes, c'est désormais une réalité. L'utilisation de systèmes de gestion des services (FSM) permet de suivre en temps réel les déplacements du personnel, ce qui facilite la répartition de visites urgentes au technicien le plus proche.

            Les recherches montrent en outre que 75 % des entreprises de services utilisant des outils FSM ont amélioré la productivité de leurs employés, tandis que les 25 % restants ont constaté une augmentation du taux de satisfaction des clients. Dans cet article, nous aborderons les problèmes les plus courants des entreprises de services et la façon dont les outils de gestion peuvent permettre de prendre des décisions éclairées, d'avoir une meilleure maîtrise des opérations et de fournir des solutions rapides à des clients de plus en plus exigeants.

            Conflit d'horaires

            agenda numérique

            Les conflits d'horaires surviennent lorsque deux événements sont programmés dans le même créneau pour un même technicien. Les conflits d'horaires fréquents peuvent non seulement affecter le niveau de satisfaction des clients, mais aussi menacer la capacité de votre entreprise à rester compétitive dans un contexte de concurrence féroce.

            Il existe trois types de problèmes courants de conflits d'horaires :

            • Les événements qui se chevauchent : Lorsque deux visites sont programmées dans le même créneau horaire.
            • Double réservation : Lorsque deux techniciens sont affectés à la même tâche.
            • Créneau horaire non disponible : Lorsqu'un technicien a été assigné à deux visites dans un même créneau.

            Une solution de FSM offre des outils de planification et de répartition des services qui peuvent vous aider à éviter ces pièges de planification. 

            Planification centralisée

            Avec une solution FSM, vous avez une visibilité sur le statut des travaux en cours en temps réel, facilitant ainsi la tâche d'ajouter des visites urgentes au besoin dans l'horaire de la journée. De plus, elle vous permet de connecter votre planification aux outils de gestion des clients, de planification des itinéraires et de facturation, le tout dans une seule et même application pour gagner en efficacité. 

            Dans la plupart des cas, les responsables et les techniciens doivent être en mesure d'estimer le temps qu'il leur faut pour accomplir des travaux spécifiques. Le suivi des heures rendues d'un employé vous permettra de prévoir les délais d'exécution avant d'affecter le technicien à une nouvelle tâche.

            Le déploiement d'une plateforme FSM vous permet de planifier facilement vos journées, de suivre les affectations des équipes de travail et d'obtenir des mises à jour en temps réel sur les travaux en cours. L'organisation de vos journées chargées peut être une question de minutes avec un système offrant des outils intuitifs d'agenda comme la programmation par routes, la planification des visites récurrentes, et les codes de couleur par type de visite ou par employé. Vous pouvez également coordonner les horaires de manière transparente, attribuer des tâches et avertir vos clients de l'arrivée d'un technicien et visualiser l'avancement des travaux en temps réel.

            Suivi de la facturation et des paiements

            Les professionnels de services à domicile passent la plupart de leurs journées à exécuter des tâches, ce qui signifie que la facturation et les paiements peuvent leur prendre beaucoup de temps le soir et le week-end.

            Les systèmes FSM rationalisent ce processus pour vous. Par exemple, vous pouvez utiliser les fonctions intégrées de facturation et de traitement des paiements pour numériser les factures et l'approbation des devis. Ces fonctions peuvent également être exploitées pour traiter les paiements par carte de crédit et autres méthodes de paiement en ligne.

            Avec un tel système en place, le personnel de terrain est déchargé de la responsabilité de gérer les aspects financiers et peut se concentrer sur les tâches assignées. La mise en œuvre d'une application simple et tout-en-un permet de générer des devis numériques et de les envoyer instantanément à un client. Les clients peuvent facilement approuver les devis en ligne. Ainsi, vous voyez la réponse en temps réel et vous pouvez immédiatement commencer à planifier le travail, le tout dans la même application.

            La plupart des solutions FSM offrent une solution de paiement intégrée qui vous permet d'être payé plus rapidement et simplifie vos processus de recouvrement. Vous pouvez également synchroniser les transactions avec votre système comptable en temps réel et de suivre facilement les factures impayées.

            En outre, vous pouvez rationaliser les renouvellements de contrats au début de chaque saison. Les notes des clients peuvent être facilement ajoutées aux bons de travail de votre équipe et vous pouvez obtenir un devis ou une facture à tout moment, n'importe où, le tout dans une seule application facile à naviguer.

            Gestion des communications avec les clients

            gestion des clients

            Une communication claire est la clé du succès de toute entreprise. Sans un moyen efficace de communiquer avec votre équipe sur le terrain et votre clientèle, les problèmes sont inévitables et ils peuvent vous coûter des contrats ou nuire à votre réputation.

            Pour éliminer les erreurs de communication et autres pièges de communication, les entreprises devraient envisager d'adopter les stratégies suivantes :

            • Surveillez de manière proactive les points de contact avec les clients. Que ce soit par le biais des médias sociaux, des courriels, des formulaires Web, des appels téléphoniques ou des textos, il existe de nombreuses façons pour un client d'entrer en contact avec vous. En centralisant ces points de contact, vous pourrez les surveiller plus facilement. Vous pourrez ainsi simplifier la façon dont vous qualifiez les prospects et traitez les demandes de renseignements. Cela vous permettra également de vous assurer qu'aucune nouvelle demande ne passe à travers les mailles du filet.
            • Créez un système de rappel. Vous ne voudriez pas arriver au domicile de votre client pour constater qu'il n'est pas chez lui. Donc, en plus de fixer un rendez-vous avec votre client, vous pouvez aussi créer des alertes de rappel qui l'informeront de votre rendez-vous avant le jour et/ou le jour même. Vous pouvez également envisager de les informer lorsqu'il est temps de renouveler leur contrat.
            • Investissez dans une solution centralisé. Le temps de vos clients est tout aussi important que le vôtre. Il ne doit donc pas être difficile d'accéder au statut sur leurs contrats de service. En investissant dans un solution centrée sur la relation client, vous offrez aux clients un moyen de communiquer avec vous plus facilement, et consulter les documents relatifs aux services rendus. Vous pouvez même donner aux clients la possibilité de gérer leurs paiements de manière numérique.

            Plannit rassemble tous vos canaux de communication en un seul endroit, reliant vos Facebook, e-mails, formulaires web, téléphone, SMS et chatbot dans un système unique et facile à utiliser. Cela signifie ne jamais manquer une nouvelle opportunité et qualifier de nouveaux prospects plus rapidement tout en priorisant les nouvelles demandes et les suivis.

            La clé pour gagner de nouveaux contrats réside dans la relation client. En rationalisant les canaux de communication par le biais d'une plateforme unique, vous garantissez une communication sans faille et efficace. Des réponses automatisées, des bots téléphoniques et chatbots intelligents permettent à vos contacts de savoir que leur message est reçu et pris en compte. Plannit s'en occupe pour vous, même lorsque vous êtes occupé à autre chose.

            • Faites savoir automatiquement à vos clients que vous êtes en route.
            • Créez des sondages de satisfaction
            • Répondez rapidement, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, à toutes leurs questions.
            • Envoyez des rappels amicaux pour planifier un service saisonnier ou annuel.

            Le déploiement des outils appropriés vous permet d'optimiser la manière dont vous interagissez avec vos clients, permet à votre équipe de donner le meilleur d'elle-même, et assure la satisfaction globale des clients, ce qui contribue succès de votre entreprise.

            Répartir les travaux en quelques clics

            Dans un environnement de plus en plus compétitif et avec les déploiements technologiques rapides et incessants qui transforment le lieu de travail moderne, votre entreprise doit être équipée des bons outils.

            L'élimination des inefficacités doit être une priorité si vous voulez que votre entreprise survive et prospère à l'ère numérique. La mise en œuvre des outils technologiques appropriés est une première étape intelligente et n'est pas nécessairement un processus compliqué. De la gestion des demandes de service et des calendriers, à la facturation et les paiements, une solution de gestion de service tout-en-un vous permettra d'atténuer les défis au quotidien, en gardant vos clients satisfaits et fidèles et votre personnel de terrain habilité et motivé. La combinaison parfaite pour garder votre entreprise en croissance, et sa réputation intacte.

            Demandez une démonstration de Plannit aujourd'hui et découvrez comment il peut répondre à vos besoins opérationnels uniques, améliorer vos niveaux de service client et propulser votre entreprise vers le succès.

            Abonnez-vous pour recevoir les dernières nouvelles