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            5 minutes de lecture

            Du papier aux feuilles de calcul aux CRM

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            Comment utiliser la technologie pour surmonter les défis uniques de votre entreprise de services à domicile

            Appels manqués des clients. Conflits d'horaires. Bons de travail perdus. Retards de paiement. La plupart des entreprises de services à domicile sont confrontées à tous ces problèmes, mais l'un d'entre eux est probablement plus problématique pour votre entreprise que les autres.

            La source de chacun de ces défis est souvent constituée par des processus manuels. La solution que de nombreux fournisseurs proposent est une technologie infonuagique. Ce type de technologie a le potentiel de résoudre de nombreux problèmes commerciaux auxquels les entreprises de services à domicile sont confrontées. Le défi consiste à trouver la solution qui peut résoudre les problèmes spécifiques auxquels vous êtes confronté.

            Recherchez un logiciel de gestion des services qui offre les fonctions dont vous avez besoin

            Les logiciels de gestion de services peuvent apporter de nombreux avantages aux entreprises de services à domicile. Ils peuvent être très efficaces, c'est pourquoi les ventes de logiciels de gestion augmentent à un taux annuel de plus de 17 %.

            Vous vous dites peut-être : " Super, je devrais me procurer un logiciel de gestion tout de suite ". Eh bien, tous les logiciels ne sont pas créés égaux. Chacun offre des capacités différentes. Au lieu de penser d'abord à la technologie, nous pensons que vous devriez d'abord penser aux défis que vous voulez surmonter.

            Par exemple, disons que vous savez que la plus grande difficulté de votre entreprise est de trouver de nouveaux clients parce que vous manquez des appels. Imaginez maintenant ce scénario : vous recevez une demande, vous envoyez une soumission à partir d’une application mobile simple, le client l'approuve en ligne. Une fois le travail complété, la facture est envoyée  et le client effectue le paiement en ligne.

            Les outils de communication d'une application de gestion des services comme Plannit rendent cela possible. La clé est de reconnaître d'abord que vous avez besoin d'une solution pour une meilleure communication avec les clients, puis d'adopter une solution conçue pour fournir une meilleure communication. 

            Vous n'avez pas pensé : "J'ai besoin d'une application" ou "Je veux des conversations dans le nuage". Personne ne pense comme ça. Dans ce scénario, vous avez reconnu que votre défi était la communication et que vous avez besoin d’un outil conçu pour fournir une communication personnalisée qui est disponible en tout temps - soit à partir d’une application mobile.

            Pensez d'abord aux défis commerciaux, puis trouvez les solutions technologiques.

            Voici quatre défis auxquels sont fréquemment confrontées les entreprises de services à domicile. Pour chacun d'entre eux, nous expliquons comment une application de gestion peut vous aider à les relever. L'un de ces défis vous est-il familier ?

            1. Défi : Suivre et répondre à toutes les communications des clients

            Les entreprises de services à domicile sont bombardées quotidiennement de courriels, de messages sur les médias sociaux, d'appels téléphoniques, de SMS et de formulaires Web. Tout propriétaire d'une entreprise de services connaît la frustration que suscitent les horaires désordonnés, les messages manqués ou erronés et les instructions vagues lorsqu'on essaie de suivre tous ces différents modes de communication. Mais grâce à une solution de communication centralisée, tout cela peut appartenir au passé.

            Un centre de communication vous permet de vérifier les messages de votre page Facebook, de votre ligne téléphonique, de votre courrier électronique, de votre formulaire Web et d'autres canaux dans un centre unique, ce qui vous donne une visibilité sur toutes les conversations des clients et de l'équipe. En outre, des fonctions telles que les messages automatisés, la définition de priorités pour les suivis, les réponses aux clients en un clic et les historiques des travaux simplifient la communication avec les clients. 

            Tenez les clients informés tout au long du processus, soit avant, pendant et après le service. Il est tout aussi simple de répondre aux demandes et aux requêtes grâce aux chatbots et aux bots téléphoniques. Vous pouvez personnaliser le chatbot et le bot téléphonique de Plannit pour répondre aux questions courantes des clients ou accuser réception des demandes lorsque vous n'êtes pas disponible. C'est comme avoir un assistant virtuel prêt à intervenir 24 heures sur 24.

            2. Le défi : Organiser les dossiers des clients

            Un centre de communication centralisé renforce également vos efforts de vente et de marketing. La plateforme de Plannit fait également office de plateforme de gestion de la relation client (CRM) car elle vous permet d'étiqueter les clients qui utilisent différents services. Cela vous aide à créer des listes d'opportunités ciblées que vous pouvez utiliser pour promouvoir les renouvellements de contrats saisonniers ou pour faire des ventes croisées de services connexes. La plupart des systèmes peuvent également faciliter les enquêtes auprès des clients, ce qui vous permet d'obtenir un retour d'information sur leur satisfaction. 

            3. Défi : Contrôle de la qualité et gestion efficace des équipes de travail

            L'utilisation d'une application vous offre de puissants outils de gestion des travaux qui facilitent la programmation et la répartition des tâches. Vous pouvez gérer les rendez-vous, les itinéraires, les contacts et les travaux. Vous pouvez créer, modifier et surveiller les travaux en cours.

            Une plateforme FSM facilitera votre planification en :

            • Organisant les visites par membre de l'équipe, par type de service, par itinéraire, ou personnalisé selon vos autres préférences.
            • Vous fournissant des outils pour gérer les visites hebdomadaires ou mensuelles récurrentes
            • Vous permettant de répartir rapidement le travail par itinéraire ou par type de service.

            Améliorer l'efficacité du travail

            Plannit vous permet de gérer les visites urgentes à la volée, de répondre aux questions des équipes de terrain en route, et de tenir les clients informés tout au long de la journée. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des visites des itinéraires en fonction des priorités.

            Les équipes peuvent poinçonner le temps travaillé dans l’application, enregistrer chaque visite et accéder à une liste de contrôle de la qualité. Vous pouvez également garder une trace de toutes les conversations et sauvegarder les approbations des clients.

            Planifier et suivre les itinéraires des conducteurs

            Avec un logiciel de gestion des services, la planification des itinéraires peut être grandement simplifiée. Il détermine l'itinéraire le plus court pour économiser du temps et du carburant. Le suivi GPS permet également d'enregistrer automatiquement les visites complétées.

            4. Défi : Gérer la facturation et les paiements

            Les documents perdus ou égarés peuvent retarder la facturation et votre paiement. Les documents perdus peuvent également avoir un impact sur la productivité, le personnel passant un temps précieux à chercher des documents.

            Plannit offre un logiciel intégré de traitement des paiements qui facilite des paiements plus rapides et réduit considérablement votre temps consacré aux recouvrements. Par exemple, des outils automatisés peuvent déclencher des factures et des bons de travail lorsqu'un client approuve une soumission. En outre, vous pouvez facilement suivre et envoyer des rappels pour les factures en souffrance.

            Vous pouvez également tirer parti d'outils numériques comme Plannit pour réduire les heures de travail consacrées à la gestion de la facturation et des paiements. Par exemple, vous pouvez envoyer une facture numérique par courriel ou par message texte, et le client peut payer par carte de crédit instantanément. De plus, en intégrant le système à QuickBooks ou à d'autres systèmes comptables, vous pouvez synchroniser votre facturation et vos paiements pour mieux organiser vos finances.

            Des logiciels axés sur les solutions

            Aujourd'hui, les propriétaires de services à domicile considèrent les logiciels comme un outil de rentabilité et non comme une charge financière. Trouvez un logiciel de gestion des services capable de fournir les solutions qui comptent le plus pour votre entreprise.

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